運送業や運輸業を営む企業はもちろん、一般企業においても社用車の動態管理は非常に重要なミッションです。車は移動するという性質上、管理者の目が届く場所で管理できないため、業務効率化が困難だったり、思わぬトラブルが発生したりすることも考えられます。

 

しかし、車両の動態管理を徹底できている企業は意外に少なく、課題として挙げられる方も多いでしょう。そこで今回は、車両の動態・稼働管理を適正化する車両管理システムの必要性とそのメリットを紹介します。

1.車両管理とは

最初に、そもそも車両管理について簡単に説明します。

 

「車両管理」とは、企業が所有する車両を管理するための活動です。車両を管理するといっても、単純にどのような車を保有しているかを管理するだけでなく、さまざまな項目を管理する必要があります。

 

車両管理で扱う主な管理項目は、以下の通りです。

管理項目

具体的な内容

車両本体に関する項目

メーカー・車種、自動車登録番号、車台番号、車格初度登録年月、型式など

購入に関する項目

購入・契約年月日、購入・リース金額、仕入先、仕入区分、廃車・解約年月日など

車検や整備に関する項目

車検有効期限、定期点検日、整備状況など

修理や事故に関する項目

修理箇所・内容、事故内容、事故発生日など

使用に関する項目

 

使用部署、使用者、使用目的、走行距離、変更履歴など

車両保険に関する項目

 

自賠責保険（保険会社、保険年月日、証券番号、保険金額)、任意保険(保険会社、契約年月日、契約期間、証券番号、代理店名、保険内容)など

車両の稼働に関する項目

走行距離、燃費、ブレーキの回数や場所、急ハンドルの回数や場所、停車時間と場所、平均速度、エンジン起動と停止の場所、駐車時間と場所、走行ルートなど

 

このように車両管理に必要な項目は非常に多いため、台帳などで管理するのは非常に難しいでしょう。また、こうした項目だけで車両の動態管理や稼働管理を行うのは、非常に困難です。特に車両台数が多い運送業や運輸業を営む企業や、大きな営業部門などを持つ企業にとっては、非常にハードルが高い作業になっているものと予想されます。

1.1.目的

車両管理を実施する主な目的としては、以下の3つが挙げられます。

安全の確保

運転中に発生する事故に関しては、ドライバーである従業員に依存するところが多いため、管理者側では如何ともしがたい部分もあります。しかし、車両自体の状態をベストにしておくことで、事故やトラブルの発生を抑えることはできるでしょう。そのため、従業員の安全を確保するためには、定期的な車両のメンテナンスが必要です。

 

点検項目やメンテナンスの期間といったルールを定め、常に安全な車両状態を担保しておきましょう。また、運転時に従業員が順守すべきルールに関しても、整備しておく必要があります。

コスト管理

車両を業務で運用するためには、車両自体はもちろん、ガソリン代や駐車場代、高速代などさまざまなコストが発生します。また、車両保険や車検、定期メンテナンスといった保守費用も必要なため、できるだけ安く運用するためにも車両に関わるコストを可視化しておかなくてはなりません。

 

この中で特にコストへ大きな影響を与えるものがガソリン代です。

例えば、従業員が私用で車両を使った場合、管理者がその事実を判別することは難しいと考えられます。一方で私用でなくてもガソリン代を必要最低限に抑えることができれば、コスト削減につなげやすいでしょう。

リスク回避

交通事故などで従業員がトラブルを起こした責任は、当然ながら企業側の責任にもなります。そのため、トラブルを未然に防ぐための車両管理は、企業にとって非常に重要なミッションであることを再認識するべきでしょう。

 

万が一従業員が社会的信用を失うような事故を起こしてしまった場合には、会社の収益にも大きなダメージを与える可能性があります。そのため、従業員が常に安然運転を意識できるような仕組み作りも重要です。

 

また、前述したようなプライベートでの車両使用など、従業員の不正を防ぐことも会社経営上のリスク削減につながるでしょう。したがって、車両管理の適正化は安全安心のみならず、業務実態のガバナンス検証にも有用です。

2.車両管理における企業の課題

適正な車両管理の実施が必要なことは分かっていても、以下のような課題が障害となり、適正化できていない企業も多いと思います。自社にも同じような課題がないか確認してみましょう。

2.1.車両の保有形態がバラバラで管理しづらい

車両は新車で購入したもの以外にも、中古で購入したものやレンタル、リース品などが含まれているケースも多々あります。そのため、車両管理を行う際には保険や車検の契約状況などがバラバラになり、情報が集約できず管理ミスが発生しやすい点が課題です。

 

そのため、車両の保有形態に応じて保険や車検の契約管理ができて、契約更新日が近づいた際には、担当者へアラートを出す仕組みが構築できると便利でしょう。

2.2. 適正な日報入力作業ができない

車両を使った従業員は、走行データやガソリンの使用料などを日報として提出することが一般的だと思います。しかし、日報の内容は従業員が入力するものであるため、管理者側で内容の信憑性を毎回確かめるのは現実的ではありません。

 

また、あまりにも詳細な内容の日報入力を義務化すると、従業員側の負担が大きくなることも問題です。そのため、車両の走行データなどが日報へ自動反映されるような仕組みが構築できると、少ない工数で正確な日報が作成できるようになるでしょう。

 

さらに、輸送業などの場合は配送計画やルート設計が適正化され、配送ルートや配送内容、到着時間などを管理できる仕組みがなければ、やはり従業員任せの日報内容になりがちです。

2.3.従業員の安全意識が低い

車両に乗って外出している従業員は、監視の目が少なくなることからどうしても安全意識が低くなってしまうことが課題です。場合によっては、交通ルールや法定速度が順守できず、事故につながるケースも散見されます。

 

したがって、運転中の従業員をウォッチできる仕組みを車両に搭載し、危険な運転などを行っている場合にはアラートを出す仕組みの構築や、自身の運転内容を顧みる場を用意することで、安全意識を高める必要があるでしょう。

2.4.リアルタイムの動体管理がしづらい

車両に誰が乗っていて、いつどこでどんな運転をしたのかというリアルタイムな運転の実態が把握できず事故やトラブルが未然に防げないなどの課題が存在します。

 

急発進や急ブレーキ、急ハンドルなどの危険な運転をしてしまうことはもちろんのこと走行速度を守っていたのか、無茶な運転をしていなかったのか、などはクレームの対象にもなり得る重大なリスク行為ともなり得ます。

3.車両の動態管理を適正化する、車両管理システムとは

車両管理の課題を解決する一つの方法が、車両管理システムの導入です。本章では、車両管理システムの概要と導入メリットを紹介します。

3.1概要

「車両管理システム」とは、簡単に説明すると企業における車両管理を適正・簡素化するツールといえます。さまざまな車両情報を一元管理することや、車両の運行状況などをネット経由で自動収集することで、車両管理の適正化を実現するツールです。

 

最近は、GPSなどを搭載した車載器を設置し、スマホアプリなどと連携させるタイプのものが多くなったため、手軽に導入できるようになっています。急ブレーキなど運転中のさまざまな動作や速度、走行ルートなどの情報をリアルタイムに取得して記録できますので、厳正な車両管理が実現可能です。

3.2機能・特長

車両管理システムの主な機能や特長を紹介します。

車両情報の一元管理

車両管理システムに入力したさまざまな車両情報が一元管理でき、見たい項目はすぐに検索できるようになります。また、車検や保険の契約日が近づくと管理者へアラートを出す機能が付いているものもあるので、車両管理が適正化できるでしょう。

GPS機能

車載器などに搭載したGPSにより、車両が走っている場所がリアルタイムに分かります。そのため、誰がいつどこで走っているかという情報が瞬時に把握できますので、従業員へ的確な指示がしやすくなり生産性向上につなげることが可能です。

走行ルートの記録機能

車両管理システムでは車両の走行ルートを記録できますので、データを分析することでルートや配車の最適化が実施しやすくなります。これにより業務効率化やコスト削減効果が期待できるでしょう。

日報の自動作成機能

GPSや走行ルートの記録データが簡単に取得できる車両管理システムは、日報の作成が簡単に行える点が特長です。従業員に負担をかけずに正確な日報が作成できるのは、非常に有益だといえるでしょう。

運転情報の可視化機能

車両管理システムでは、従業員がどのように車両を運転したのかというデータが逐次記録されます。そのため、速度やブレーキのタイミング、ハンドルの操作方法などを分析することで、社内における安全運転の基準値を決めることが可能です。

4.車両管理システムを使うメリット

車両管理システムのさまざまな機能を活用することで、企業側には以下のようなメリットがあります。

4.1事故防止・安全運転の徹底

先ほど紹介したGPS機能や走行ルートの記録機能、運転情報の可視化機能などを活用することで、従業員が自分の運転と比較したり、危険な運転がする従業員が多い場所を予め管理者側で把握したりできます。よって、危険な運転になることを抑制し、事故の発生を未然に防げる可能性が高くなるでしょう。

 

また、データは従業員への安全指導にも活用できますので、安全運転を徹底させ事故防止につなげることができます。

4.2稼働率の可視化

いうまでもなく、車両が少ないほど企業側が負担する維持コストは小さくなります。そのため、必要最低限の車両数を把握することが車両管理の目的のひとつですが、動態管理や稼働管理を従業員の自己申告制で実施するのは難しい状況です。

 

しかし、車両管理システムを導入すれば、車両の稼働率がリアルタイムに可視化して記録できるので不要な車両を削減しやすくなるでしょう。また、1年間の稼働管理データを分析することで、閑散期や繁忙期の必要台数も把握できますので、期間限定でレンタカーやリースを利用するなど細かい調整ができるようになり、最適な車両数の運用が実現できます。

4.3管理者の負担軽減

車両管理システムでは、さまざまなデータを一元管理できますので、管理者の負担軽減につながる点がメリットです。Web上のツールで欲しい情報にすぐにアクセスできるため、大幅な業務効率化が実現できるでしょう。

 

紙の台帳などで管理している場合は、管理台数が多くなると情報が多くなって管理が煩雑になるばかりか、ヒューマンエラーが発生することで適正な管理も行えなくなります。車両管理システムを導入すれば、そのような悩みは減ることでしょう。

4.4車両配置とルートの最適化

車両の位置を管理・把握し、どのようにすれば効率よくルート配送を行うことができたり、お客様の送迎を効率的に実施することが出来るのか、車両配置や配送ルートを最適化することができるのも大きなメリットです。

 

車両に搭乗する運転手にとっても、効率的なルートを選択して1日の中で最大のパフォーマンスを自分で考える事なく最適化されることは業務負荷の低減に繋がります。

 

5. これからは車両の動態管理には車両管理システムが必須に

車両の動態管理の目的は、安全安心のみならず、業務実態のガバナンス検証という観点もあります。したがって、車両管理の適正化が企業の生産性向上にも影響するため、車両管理システムの導入は不可欠といえるでしょう。

 

最後に、おすすめの車両管理システムとしてCariotの紹介をします。

5.1 Cariot（キャリオット）

「Cariot」とは、株式会社フレクトが提供する車両管理システムです。車両に専用のデバイスを挿入しアプリと連携することで、車両の位置情報や走行速度、燃費といったさまざまな情報をクラウド上で管理することができます。

 

Cariotの主な機能は、以下の通りです。

 

・車両の現状を把握・共有

車両の各種情報をリアルタイムに取得できるため、車両管理に関わるすべての従業員に共有可能になり業務効率化につながります。

 

・データの蓄積・分析

日々の走行データを取得して記録したデータを分析することで、車両管理の課題や問題点の把握、業務が非効率になっている原因を特定し課題解決につながります。また、複数拠点の最適な移動ルートの設計なども可能です。

 

Cariotを導入することで、つい属人的になりがちな車両管理業務が可視化できますので、生産性向上につながるでしょう。また、Cariotは高いカスタマイズ性で、企業ごとの業務状況にあわせたダッシュボードの設定ができるため、管理者が使いやすいUIに調整できる点も大きな特長です。

 

なお、Cariotは専用のデバイスをシガーソケットやOBD2に挿して、スマホアプリと連携することで利用できるようになりますので、導入ハードルも非常に低くなっています。

 

株式会社INDUSTRIAL-Xでは、物流車両の管理や社用車の管理ソリューション導入を多数手掛けております。導入にあたっては、当社でサポートいたしますし、フレクト社と連携した御社専用の窓口を構築しますので、まずはお気軽にご相談ください。