【DX事例紹介】営業車・社用車の運用管理システム導入のメリットとは？

営業車を持つ企業では、運行管理や安全管理のため社用車管理が必要になります。そのため、デジタコやドラレコなどを社用車に搭載して、担当者が管理を行っていることが一般的です。

しかし、従来のデジタコは導入コストが高く、また運行記録にもあいまいな部分が多く、社用車管理に利用するには不十分でした。一方、ドラレコはあくまでも事故やトラブルが起こった後、事態を確認するツールであるため、これ単体では社用車管理ができるわけではありません。

現在ではIoTやテレマティクスといった技術により、これまでと比べて一層リアルタイムに走行状態や稼働状態を把握管理できることが必要とされてきており、保険会社からのリアルタイム把握に対するニーズも年々強くなっています。

そこでおすすめしたいのが、運行管理システムの導入です。今回は、社用車を管理するうえでの課題やポイントなどを振り返りつつ、運行管理システムの概要や機能、メリットなどを紹介し、おすすめのサービスも2つ紹介します。

1.営業車・社用車の管理における課題

まず、社用車を管理している企業が抱える一般的な課題をリストアップしてみましょう。自社の現状と照らし合わせながら確認してみてください。

1.1運行状況が見えない

どんな企業でも無尽蔵に社用車を増やすわけにはいかないため、必要最低限の台数に絞ったうえで、稼働率を上げることが求められます。しかし、社用車管理が最適化されていない企業では、社用車の運行状況が不明瞭なケースもあり、実際にどの程度の稼働率か把握できていないところも多いのが現状です。

そのため、社用車が実際にどの程度稼働しているのかというデータを毎日取得し、無駄のない配車を行えるように分析する必要があります。場合によっては、必要以上の社用車を保有することで、無駄なコストが発生している可能性も十分にあり得るでしょう。

1.2管理担当者が不明確

道路交通法では、社用車を保有する企業が以下の条件に該当する場合、選任の安全運転管理者を選任すること、管理の適正化が義務付けられています。

・乗車定員11人以上の自動車1台所有している

・その他の自動車を5台以上所有している

しかし、名目上の管理者は立てるものの、実際には社内における管理担当者が不明確な企業が多いのも実情でしょう。その原因のひとつとしては、社用車の管理業務を適正に行おうとすると、数多くの管理項目があるため作業が煩雑になり、管理者の負荷が高くなることから十分なリソースが割けていないことが挙げられます。

1.3管理方法がアナログ

企業によっては、社用車の管理を未だにアナログな方法で実施しているところも散見されます。

例えば、営業などで社用車を使った際、従業員が日報などで運行記録や行き先といった情報を紙の帳簿かアクセルなどの管理ファイルに手入力する場合です。

ただし、入力内容は従業員の自己申告になるケースもあり、信ぴょう性が低いことがあるうえに入力作業の負荷も高く、残業の原因のひとつになっています。また、日報を確認する管理者側も、入力データの収集や確認に多くの工数を使わなくてはいけません。

そのため、社用車管理の業務効率化を行うためには、できるだけアナログな作業を減らす事から始めるアプローチが必要になるわけです。

1.4無駄走行が多い

営業車で移動する場合、生産性を上げるためには、1日に回る顧客先を想定したうえで最適なルートを算出して運用することが重要です。移動時間が最短で済み、かつ多くの顧客先に訪問できることが理想ですが、実際にはルートの最適化はできていないことが多くなっています。

そのため、無駄なガソリン代や高速代だけでなく、無駄な移動時間が発生していることもあり、生産性の向上を阻害する要因になっている可能性が高いでしょう。そのため、従業員の独断に任せて営業ルートを決めさせるのではなく、管理者側で日々の運行データなどを分析して客観的に割り出した最適なルートを提示する必要があります。

1.5安全意識が低い

社用車を管理する企業においては、定期的に従業員へ安全運転の指導などを行う講習会を実施していると思います。しかし実際には、こうした集合研修で得た知識を自分事にして実践できる従業員は非常に少ないでしょう。

また、社用車はオフィスとは異なり監視の目もないため、どうしても従業員の安全意識が低くなりがちです。そのため、事故やトラブルの発生につながっているケースが散見されます。

したがって、社用車を運転する従業員の安全意識を高める仕組み作りが、社用車の管理を行ううえでは非常に重要なポイントだといえるでしょう。

2.営業車・社用車を管理するためのポイント

社用車管理を行う際には、先ほどの課題を解決するために、以下2つのポイントに留意する必要があります。

2.1運用ルールを厳格化

社用管理を行う際には、運用ルールを決めることが必須です。社内の社用車管理規定などで、最低限以下の項目に関して厳格なルールを決めておきましょう。

・社内の安全運転管理者の明確化

・車両管理台帳の作成と記載項目・ルール

・社用車の利用者用台帳の作成と記載項目・ルール

・運転時の安全運転の指標・ルール

・社用車のメンテナンス項目や実施期間

・契約する保険の種類や期間

・社用車利用時の運用ルール（私用での利用禁止、マイカーの利用禁止など）

・事故発生時の対応ルール

など

ご覧の通り、社用車を管理する場合には、非常に多くの運用ルールを決めておかなくてはいけません。また、実運用にあわせて定期的にアップデートしたり、管理者や従業員にルールを順守させたりする活動も必要不可欠になります。

2.2管理体制の見直し

社用車管理を適正化する場合には、運用ルールの棚卸しや可視化を行うのと同時に、担当者や担当部門の見直しも必要です。

前述した管理項目を適正に管理しつつ、従業員にルールを順守させるためには、多くのリソースが必要になることも想像に難くないと思います。そのため、片手間で実施するのは、中々難しいのではないかといえるでしょう。

したがって、社用車管理を行う場合には、選任の管理担当者を立てることはもちろん、部署ごとに管理するべき項目を明確化しておくことが必要です。例えば、車検や保険の契約管理は総務などが担当し、社用車の稼働状況や鍵の管理などは営業部門が担当するといった役割分担をすることで、作業量の分散にもつながります。

3.営業車・社用車の管理最適化には運行管理システムを導入しよう！

社用車管理を最適化して業務効率化につなげるためには、運行管理システムの導入がおすすめです。運行管理システムがどのようなものか解説します。

3.1概要

「運行管理システム」とは、クラウドやスマホなどを活用して管理者と社用車を運転する従業員のデータを連携することで、リアルタイムに管理業務をマネジメントできるツールです。

運行管理システムを活用することで、管理項目を一元管理して社内の従業員間で共有ができます。また、社用車の運行状況がリアルタイムに確認・記録できることはもちろん、速度やブレーキング、ハンドル操作といった運転状況のレポートも可能です。

そのため、社用車管理の効率化や運行ルートの最適化などにもつなげられるため、生産性の向上効果が期待できるでしょう。

3.2機能・特長

運行管理システムにはさまざまな機能がありますが、代表的なものとしては以下のようなものが挙げられます。

4.営業車・社用車の運行管理システムを導入するメリット　

運行管理システムのさまざまな機能を有効活用することで、以下のようなメリットが享受できます。

4.1運行状況の可視化・データ化　

運行管理システムの運行管理機能や動態管理機能を活用することで、運行状況をリアルタイムに可視化できるだけでなく、走行場所や距離、運転手の操縦に関する各種データを記録して貯めておくことが可能になります。

そのため、これまでは熟練ドライバーなどの知識と経験が必要だったルートの最適化などが、誰にでも簡単に行えるようになる点がメリットです。また、従来は社用車ごとにルート策定の作業が必要だったこともあり多くの工数を要していましたが、大幅に負担を減らすことができるでしょう。

さらに、リアルタイムに社用車の動態管理が可能になりますので、事故や渋滞が発生した際には、管理者側から従業員に対して代替ルートの提案などを実施できます。よって、通常の営業活動などの業務効率化にも役立てられる点がメリットです。

4.2燃料・保険料の削減　

運行管理システムの導入で、ルートや稼働率の最適化が実現できれば、必要最低限の社用車の台数が算出できます。よって、社用車自体の維持コストはもちろん、燃料や保険料、駐車場料金などの削減にもつながるでしょう。

また、ルートが最適化されることで無駄な走りが減り、それに伴い燃料費や高速代の削減効果も期待できます。特に、営業マンが多い場合や運送業・運輸業を営む企業であれば効果も大きいでしょう。

4.3安全性の向上

運行管理システムでは社用車の運転状況をモニタリングできるだけでなく、運転に関する各種データを記録できます。ハンドル操作やブレーキングなどのデータを分析して、安全運転の指標を割り出すことで、従業員への安全運転指導に役立てることが可能です。

また、運転スキルが低い従業員や危険な運転をする従業員も明確化できるため、ピンポイントで指導することによって、事故の発生防止にもつながるでしょう。

5. おすすめの営業車・社用車運行管理システムの紹介

運行管理システムを導入することで社用車管理の業務効率化を実現できれば、管理者や従業員の負担軽減やコストカットだけではなく、生産性向上にもつながるでしょう。特にルート効率化の課題解決には、運行管理システムが非常に有効な手段といえるため、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

最後に、おすすめの運行管理システムとして、KITAROとGEOTABの紹介をします。

5.1 KITARO　

「KITARO」とは、GPSを搭載した専用アダプターを社用車のOBD2コネクタに接続することで、パソコンやスマホなどを使って利用できるクラウド型の運行管理システムです。専用アダプターを設置するだけでインターネットに接続されるため、社用車の位置情報などがリアルタイムに把握できる点が特徴となっています。

社用車の位置情報がリアルタイムに把握できることにより、走行履歴はもちろん、急ブレーキや急発進などのモニタリングを行い自動で安全評価を集計することも可能です。さらに、従業員の日報作成の自動化も可能なため、大幅な業務効率化につなげられます。

ルート効率化や社用車管理の効率化を行いたい企業にとって、KITAROは最適なサービスといえるでしょう。導入までのリードタイムが短いため、迅速に運行管理システムを導入したい企業にもおすすめです。

5.2 GEOTAB

「GEOTAB」も専用デバイスを社用車のOBD2コネクタに接続することで、ブラウザベースの運行管理システムです。すべての社用車や運転する従業員からの情報が一括管理できるため、業務効率化や施策の意思決定のスピードアップ化が図れます。

独自のアルゴリズムにより正確なGPSトラッキングが可能なため、詳細な動態管理が行える点が他社製品との差別化要素といえるでしょう。また、同じ車両を複数の従業員でシェアする場合、ドライバーの特定化が困難になるのですが、専用のNFCタグを従業員ごとに設定することで個別データとして管理することが可能です。

したがって、GEOTABを導入することでルートの最適化と、より正確な従業員への安全運転指導ができるようになるでしょう。さらに、レポートのカスタマイズ機能も充実しているため、詳細なデータ分析を行うことで生産性の向上につなげることもできます。

株式会社INDUSTRIAL-Xでは、営業者の稼働状況を可視化して最適な運行管理と業務効率向上を実現するテレマティクス・ソリューションの効果検証・導入から業務面での運用ルール整備までを多数支援しています。導入にあたっては、当社でサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。