リモートワークにおいて、チームの誰が何の業務をやっていて、それにどのくらいの時間をかけているのか、気になることはありませんか。

今までは目の前でメンバーが働いており、各人の業務内容や進捗状況などをすぐに把握できましたが、皆が離れた場所で働くテレワークではそうはいきません。

テレワークでも、マネージャーがスムーズな人材マネジメントを実施するためには、メンバーの稼働状況が把握でき、業務遂行上の問題があれば、迅速に支援や解決が可能なツールを導入して、適切に運用することが何より重要です。

この記事では、チームメンバーの働きぶりを視覚化できる「業務管理ツール」の紹介と、その選定方法について詳しく解説します。

1.リモートワーク（テレワーク）時に日々の業務で管理しなければならないこと

まず、日々の管理業務について、整理してみましょう。

マネージャーは、チームのメンバーに対して、管理しなければならないことが多数あります。

1.1 タスク・Todo

まずはタスクやTodoの管理です。

個人とチーム、それぞれに対する仕事の投入と、その進捗を管理していく必要があります。

個人のタスク管理は、主にスケジュールの管理と進捗管理が中心となるでしょう。

一方のチームでは、チームメンバーや取引先などの関係者に対するタスク管理となり、スケジュールや進捗の管理に加えて、仕事のプランニング、各人への割り当て管理、異常処置の管理など、多岐にわたり必要となります。

 

個人のタスク管理とチームのタスク管理では、相互に関連があり連動して運用されます。

先にチーム側でスケジューリングしたタスクを、個人に下ろして管理したり、チームのタスク管理の中で業務担当ごと、個人のタスク管理を同時に実施したりすることもあります。

 

マネージャーは進捗状況のほかにも、抜け漏れがないか、無駄な作業が発生していないかなど、生産性の観点からもみていく必要があります。

1.2 データ・資料

次に、データや資料の管理です。

チームメンバーが稼働することで、社内のデータや資料、顧客のやり取りのデータ、情報システムで管理するデータなど、膨大な量のデータや資料を作ったり使ったりすることになります。

これらのデータは、社内のサーバーやオンラインストレージにデジタルデータとして、また、キャビネットなどに紙媒体として、それぞれ保管されています。

 

データは、経営戦略を決定するうえで、またオペレーションを最適化する上でとても重要な資産です。

したがって、正しいデータを、いつでもビジネスに活かすことができる状態で管理・維持しなければなりません。そのためには、データを蓄積しておく仕組みの構築、データ利用の統制、データの品質維持、責任体制の確立などを日々、マネジメントする必要があります。

また、セキュアな管理をするためには運用ルールも必要で、マネージャーは適切な管理がされているか、管理コストは妥当か、などにも気を配る必要があります。

1.3 日報

さらに、日々の業務内容が報告される日報も管理しなければなりません。

日報をベースに、チームのメンバーがどのように業務を遂行しているのかを把握したうえで、チーム内の情報共有や個々の課題解決、目標達成に向けた業務の改善などをしていくことになります。

 

しかし、日報は紙ベースやExcel運用になりがちで、管理に時間がかかってしまいます。

また、チームメンバーにとって日々記録する日報は、優先すべき業務ではないと捉えられ、記録があいまいだったり、そもそも記録自体をおろそかにしてしまったりすることがあるでしょう。

マネージャーは、きちんと記録をしているかという基本的なことも含めて、日々メンバー分の日報を管理する必要に迫られます。

1.4 アプリケーション

業務遂行においては、様々なアプリケ−ションを駆使して業務を行うことが日常的に行われていますが、私用するアプリケーションが妥当か、また妥当な時間配分で使われているかといったところまで把握できている企業はあまりありません。

 

業務上必要な場合を除いては、インターネットを常時閲覧するような事を禁じているような企業もありますが、実際にテレワークとなると、どこまで妥当に業務利用するためのブラウジングを行っているのかが把握できないのが一般的なテレワークの常です。

 

ブラウザのみならず、特定のアプリケーションを利用する時間が著しく長い場合、業務効率が悪いのでは無いか、といった観点での業務レビューも必要となってきます。結局はメンバーの業務内容に踏み込んだ管理もある程度せざるを得ない事業モデルの会社が多いことが実態です。

2.リモートワーク（テレワーク）時の業務管理における課題

次に、業務管理における課題を洗い出してみましょう。

特にテレワークにおいては、これらの問題がより一層、顕著になります。

2.1 属人化された管理体制

マネージャーには、高度なコミュニケーションスキルや、マネジメントスキルが求められます。

そのため、テンプレート的な対応ができない、チームの特殊な業務やトラブルには、どうしても特定の人間が対応せざるを得ないことが多いでしょう。

結果、このチームは自分ではないと管理できない、などと属人化を正当化することで、マネージャーがその立場や地位、報酬を守ろうとしてしまう場合があります。

属人化してしまうと、その人が不在の時はすべてが止まり、業務効率が低下してしまいます。

また、属人化していると他のメンバーと情報を共有されないため、その業務の内容がわからず、品質の管理が困難になるでしょう。

さらに、チーム内の風通しも悪くなってしまい、社内のコミュニケーションが悪化するという問題も発生します。

2.2 管理ツールを使いこなせていない

チームのマネージャーが、管理ツールを使いこなせていないという課題もあります。

ツールが導入され、説明を受けて一度は使ってみるものの、あとから1人で触ってみるとよくわからない箇所が出てきてしまい、従来のやり方で済ませてしまいます。

また、今度こそと日を改めてツールを開いても、今度はさっぱりわからない、使い方を確認する時間もとれないためやり慣れた方法で実施して、結果として新しいツールの存在は忘れる、といったユーザーのツール離れは、どうしても起きてしまいます。

 

さらに、マネージャーがツールの必要性を感じていないケースもあります。

ツールを使わなくてもなんとなく業務が回っているため、その場で新しいツールの使用方法を覚えず、時間がないからと後回しにされてしまうこともあるでしょう。

使い勝手が悪く、入力が億劫になってしまったり、効果がわからないから使わなかったりと、ツールを使いこなせない状況になってしまう要因は多々あります。

2.3 各個人で管理方法が異なる

マネージャーごとにチームを管理する方法が異なることも課題です。

進捗管理や問題解決に重点を置く「業務マネジメント重視」タイプ、チームの方向性やビジョンを掲げそれに沿って指揮をとる「方針重視」タイプ、メンバーを常に気をかけ相談に乗る「部下マネジメント」タイプ、社内外にネットワークを張り情報収集に重点を置く「対外活動重視」タイプなど、さまざまなマネジメント方法があります。

それぞれが重視する項目が違い、使用する管理ツールも異なるため、社内で一元的な管理することができず、チームごとの評価の進捗が見えづらい、人材育成や人事配置の判断がしづらいといったことが起きます。

2.4 必要なデータが見当たらない

スムーズな業務の遂行には、必要なデータをすぐに活用できる環境が必要です。

しかし、データが蓄積される仕組みが十分ではなく、日々増えていくデータの利用統制や品質維持ができていない場合、誰が何のデータを持っているのかが可視化されていないため、必要なデータが必要なメンバーに行き渡らず、著しい業務効率の悪化を招きます。

 

また、自動で可視化する管理ツールがない場合、手入力に頼った業務日報のようなデータばかりで、自己申告であるが故に内容に偏りがあり不正確なことが多いうえに、業務ログデータもなく、メンバーも自分の努力の度合いがわからないまま、評価軸がマネジャー側の思い込みに強く依存してしまいます。

会社としても、自社にとって本当に必要なデータが蓄積されず、それによって評価が回るわけではありませんので、評価に直結しないアナログなデータ収集に無駄な人的コストを払い続けなければなりません。

2.5 テレワークを管理しきれない

チームで取り組むタスクを整理して、タスクの目的とゴールを共有していくのがマネジメントの基本で、それはテレワークでも同じです。

メンバーの一人ひとりには、いつまでに何をやるのかという目標があり、定期的にチーム内で確認しあい、場合によってはチームで相談するという環境を作る必要もあります。

 

オフィスで顔を突き合わせて仕事をしていた時は、目の前でメンバーの仕事ぶりが見えていたため、進捗や問題などをすぐに把握することができていました。

しかし、テレワークでは、メンバーが抱えるタスクの進捗度合いが全く見えず、すべてを管理しきれません。

 

また、テレワークでは、同僚や上司に相談するという行為のハードルがどうしても高くなってしまい、1人で抱え込んでしまうケースも多々ありますし、タスクの遂行において、自分のやり方が正しいかどうか、不安に思うメンバーもいます。

 

若い世代がすんなりとテレワークに馴染んでいくなか、マネジメント層は今までのやり方を捨て去り、意識を改革していかなければなりません。

同時に、テレワークに合った業務管理ツールを導入する必要もあるでしょう。

3.リモートワーク（テレワーク）時に業務管理ツールを導入するメリット

では、業務管理ツールを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

業務管理ツールは”ヒト”によるマネジメントから脱却し、マネージャーが本来の役割を取り戻すことができます。

3.1 セルフマネジメントを実現

セルフマネジメントとは、直訳すると自己管理能力で、自分の課題を自ら発見して解決していく能力を指します。

業務管理ツールを導入すると、チームのメンバーは、自分の働きぶりがデータで可視化されるため自分のタスクを客観的に見ることが可能になります。

業務管理ツールは、日々における各人の業務状況を、自動でデータ収集し分析したうえで可視化しますので、どのタスクで時間がとられているのかなど、浮き彫りになる問題や課題を自分自身で正確に把握できるようになります。

すると、課題を自分で見つけてどうしたら解決できるのかを、自ら優先順位をつけながら、考えて実行するようになるでしょう。改善した後もその効果について、正しいデータで確認できます。

また、指示待ちではなく自分の裁量で仕事ができるようになると、仕事が楽しくなり、周りからも高い評価を得ることができます。これによって、仕事に対するモチベーションはどんどん高まっていくでしょう。

3.2 従業員間の共有を活発化

業務管理ツールを導入することで、メンバー間の業務共有が円滑になり、チーム全体でパフォーマンスが最大化されるようになります。

メンバーへのタスクの割り振りはガントチャートで表示され、チーム内の業務量の偏りや、非効率な部分があぶり出されますので、お互いのタスクの進み具合を把握することで、進捗が遅れているタスクに対するフォローが活発化されます。

逐一メールや口頭で確認する手間もなくなりますし、メンバー同士で支援しあうことで、真のチームワークが生まれてくるでしょう。

3.3 マネージャーの負担を削減

業務管理ツールを導入することで、自動的に情報が視覚化され、チームの状態が正確に把握できるようになります。これによって、効果的で効率的なチームマネジメントが可能です。

マネージャーは、パフォーマンスが落ちているメンバーや、負荷が高い状態が続いているメンバーなどを、可視化されたデータで確認できますので、追加の人員を投入する決定など、迅速に手を打つことが可能になります。

メンバー全員が同じプラットフォーム上でタスク管理をすることによって、メンバーのマネジメントに時間を費やさなくて済むようになり、マネージャーの負担が軽減され、費用対効果を意識した効果的な業務改善を可能とします。

そしてマネージャーは、チーム問題の改善など、本来すべき業務に注力できるようになるでしょう。

4.業務管理ツール選定時の注意点

効果的な人材マネジメントを可能とする業務管理ツールですが、それぞれ強みなどの特徴があります。例えばタスク管理中心のもの、業務内容の可視化中心のもの、日報のようなレポーティング重視のものと言った具合です。

選定するツールは、機能の多さを重視するのではなく、自社の業務実態と把握したい内容や管理目的に合ったものを選ばなければなりません。もし、合っていないものを導入してしまうと、余計な手間がかかってしまったり、組織全体のパフォーマンスが低下してしまったりします。

ツールの選定時に重要となるポイントを挙げてみましょう。

4.1 事業規模に合う機能

業務管理ツールは、自社の事業規模に合うものを選択しましょう。

そのためには、あらかじめ社内を調査したうえで、どんな機能が必要なのかを特定しておく必要があります。

多機能なツールでも、自社に適さない場合もありますので、自社にとって重視したいデータが収集されるのかなど、必ず機能をチェックしましょう。

また、今あるツールとの連携も考慮して、スムーズに導入できるものを選ぶとよいでしょう。

4.2 使いやすさを重視

業務管理ツールを導入しても、メンバーに使用方法が浸透しなければ意味がありません。

そのためには、何よりも使いやすさを重視しましょう。

使いやすさを見極めるためには、やはりデモやトライアルで実際に使用してみるのが一番です。

自社にとって最適かどうかを、担当者レベルで確認できるツールを検討し、導入後のサポートが充実しているかも事前に調べておく必要があるでしょう。

 

また、いくら使いやすいツールを導入しても、利用してもらうためには、メンバーの理解が不可欠です。事前に丁寧な説明を実施し、メンバー納得の上で導入しましょう。

4.3 導入費用

業務管理ツールには、複数の料金プランが用意されている場合が多く、各プランはユーザー数の上限やストレージの容量、機能やサポートで料金が変わってきます。

自社の規模に合っていないプランを選択してしまうと、無駄なコストを払うことになりますので、注意が必要です。長期契約で割引になるツールもありますが、あえて短期プランで様子を見ていくなど、慎重に検討しましょう。

また、ランニングコストも大事ですが、イニシャルコストについても、負担の軽減に配慮されたツールを選択するとよいでしょう。

5.リモートワーク（テレワーク）時におすすめな業務管理ツール

テレワークにおいて、”ヒト”による人材マネジメントから脱却できる「業務管理ツール」について解説しました。いかがでしたでしょうか。

最後に、弊社がおすすめする、業務管理ツール「Qasee（カシー）」をご紹介しましょう。

・Qasee（カシー）

カシーは、パソコン内の働き方を見える化することで、社員一人ひとりにセルフマネジメントを促し、社内全体の生産効率の向上と、社員のモチベーションアップを可能にするツールです。

 

社内の業務パソコンに、Qaseeをインストールすると、社内の業務状況がすべて可視化されます。

そして、可視化された正確なデータを分析して、非効率な仕組みやボトルネックを洗い出し、作業分担や評価を適正にすることで、スタッフのやる気と生産性をアップさせます。

 

また、バラバラに勤務するためブラックボックス化になりやすいテレワークにおいても、業務状況が見える化されることで、生産性を落とさずに管理が可能となります。

これで、マネージャーもデータをもとに、チームの状態を把握したうえで課題を発見し、負担なく容易に、業務効率を向上させることができます。

 

費用は、利用人数で月額料金が決まる、シンプルな体系で設定されていますので、自社の規模に合った導入が可能です。

 

株式会社INDUSTRIAL-Xでは、自社でもQaseeを運用し、リモートで働くメンバーの業務可視化を行っています。可視化を通じて前述のような業務の最適化やタスク配分の見直しをスムーズに行うことが出来ています。このように業務の可視化・管理を行うツールの導入やコンサルティングを数多く手掛けています。導入にあたっては、当社でサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。