【DX事例紹介】インボイス制度対応システムの導入で2023年10月のスタートに備える！

経営者や経理担当者の方で「インボイス制度」や「インボイス」などを耳にする機会は多いのではないでしょうか。

インボイス制度が2023年10月にスタートすると、多くの企業や個人事業主が、取引先(買い手)から「インボイス」の発行を求められる事態に直面することになります。制度が開始する前に「インボイス」について理解を深め、対応に向けて今から動き始める必要があるでしょう。

本記事では、経営者や経理担当者に向けて、インボイス制度について解説した上で、対応するメリットや、手間・コスト、準備しておくべきことをご紹介します。

1.インボイス制度とは？2023年10月のスタート！

以下、「インボイス」がどのようなものなのか、また、どのような企業が「インボイス制度」への対応が必要になるのかについて、詳しく説明していきます。

1.1インボイスとは？

インボイスとは「売り手が、買い手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるための手段」(「請求書」「領収書」「納品書」「レシート」など)です。具体的には、以下の事項が記載されたものを指し「適格請求書」とも呼ばれます。

登録番号を割り当てられるためには、「消費税課税事業者」になった上で、税務署に「適格請求書発行事業者」としての登録を受けなければなりません。

2023年10月以降は、インボイス(適格請求書)の発行・保存がない取引に対して、消費税の「仕入額控除」が適用されなくなるので、それまでに準備を進めておく必要があります。

なお、2023年9月30日までは、以下に示す事項が記載された「区分記載請求書」の発行・保存を伴う取引に対して、消費税の仕入税額控除を受けることが可能です。

インボイスとの違いは、「登録番号」「適用税率」「消費税額等」が記載されているか否かです。ちなみに、区分記載請求書に「税率ごとに区分して合計した対価の額」や「軽減税率の対象品目である旨」の記載がない場合、受領者が追記しても問題ありません。

参考・出典：国税庁

1.2「インボイス制度」への対応が必要な企業

BtoB(Business to Business、事業者間)での取引を行っている企業は、2023年10月以降、販売先(買い手)から「適格請求書の交付」を求められる可能性があり、インボイス制度への対応が急務です。

基本的に「適格請求書発行事業者」としての登録を受けるためには、事前に「消費税課税事業者選択届出書」を提出し「消費税課税事業者」になる必要があります。

ただし、「2023年10月1日」を含む課税期間中に適格請求書発行事業者としての登録を受ける場合は、「登録された日から消費税課税事業者になる措置」が講じられるため、あらかじめ「消費税課税事業者選択届出書」を提出しておく必要はありません。

2023年10月以降は、インボイス制度に対応していない企業から仕入れを行った場合、「課税仕入れに係る消費税の控除」を受けられなくなります。そのため、インボイス制度に対応しなければ、今までと同じ条件で取引をしてもらえなくなるリスクがあることを認識しておきましょう。

なお、BtoCの取引だけを行っている場合(一般消費者だけを相手にモノやサービスを販売しており、事業者相手に販売していない場合)は、買い手から適格請求書の交付を求められることがないので、インボイス制度への対応は不要です。

参考・出典：国税庁

1.3「インボイス制度」に対応した場合に享受できるメリット

商品・サービスの売り手側がインボイス制度に対応していれば、2023年10月以降も買い手側は「消費税の仕入額控除」を受けることが可能になります。

買い手側としては、「インボイス制度に対応していない(仕入額控除を受けられない)業者よりも、対応している(仕入れ額控除を受けられる)業者から仕入れを行いたい」と考えるのが普通です。

売り手側としては、買い手からのインボイス(適格請求書)交付の要望に応じられなければ、取引を停止されたり、不利な条件での取引を求められたりするかもしれません。逆に、インボイス制度に対応すれば、非対応の事業者よりもビジネスを展開する上で有利になるでしょう。

1.4「インボイス制度」に対応する際に発生する手間・コスト

インボイス制度がはじまると、売り手側は、現行の「区分記載請求書」に記載している事項に加えて、「登録番号」「適用税率」「消費税額等」も書類に記載しなければなりません。手作業だと、これまでよりも経理処理が煩雑になります。

ただし、売り手側としては、様々な手間・コストがかかりますが、買い手側から選ばれやすくなるためにはインボイス制度への対応が不可欠です。

売り手側だけではなく買い手側も、「受領した適格請求書を保存する」「適格請求書発行事業者かどうかを確認する」など、インボイス制度への対応が求められます。

「仕入額控除を受けられる」というメリットがある以上、2023年10月以降もビジネスを続けていく上で、インボイス制度への対応を避けては通れません。

2.インボイス制度に対応するために必要な準備

インボイス制度がスタートする前に、既存のフォーマットを変更したり、業務フローを見直したりする必要があります。

2.1請求書・領収書などのテンプレートを変更する

現行フォーマットを手直しするだけで良いのか、新たに作りなおす必要があるのかを検討しましょう。

既存のシステムに拡張性がある場合は、一部を手直しする(「登録番号」「適用税率」「消費税額等」の記載欄を付け加える)だけで対応できるケースもあります。拡張性のないシステム(古いレジ、請求書発行システム)を利用している場合、新しいレジ・システムを導入することもご検討ください。

2.2経理処理のフローを見直す

インボイス制度にスムーズな対応するためには、どのような処理が必要になるのかを把握し、効率的に経理処理を行える体制を構築しておく必要があります。2023年10月以降の取引では、以下に示す処理を遂行しなければなりません。

・売り手側が、買い手側に対してインボイス(適格請求書)を交付し、写しを保存しておく
・買い手側が、売り手側が適格請求書発行事業者であるか否かを確認する
・買い手側が、受領したインボイス(適格請求書)を保存しておく

適格請求書発行事業者であるかどうかは、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」において登録番号で検索することで確認可能です。

参考サイト：国税庁

なお、区分記載請求書と異なり、インボイス(適格請求書)の場合は受領者が追記することができないため、記載内容が正しいかどうかを確認し、欠落していたり間違っていたりする場合は再発行してもらう手続きが必要になります。

これらの業務の手順をマニュアルにまとめ、誰でも遂行できるように研修・トレーニングを行いましょう。

3.インボイス制度対応の経理・会計ソフト導入で業務を効率化

手作業でインボイスを作成すると時間がかかり、ミスの原因にもなります。インボイス制度に対応した経理・会計ソフトを導入して、軽視処理を効率化することをおすすめします。

「売り手が、適格請求書発行事業者であるかどうか」を確認する作業は、これまでに存在しなかった業務プロセスです。経理担当者が手作業で1件1件検索・照合することも可能ですが、時間や労力がかかる上、人的ミスの発生が避けられません。

なお、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」では、前月末時点で公表している全データを、CSV形式またはXML形式で一括でダウンロードできます。

参考：国税庁

インボイス制度に対応している経理・会計システムを導入してデータを取り込み、手間のかかる照合作業を自動化し、業務を効率化しましょう。

3.1「電子帳簿保存法」にも対応したツールを利用すると便利

インボイス制度に加えて、オンラインで請求書や領収書などを電子的に(PDF形式のファイルなどで)やり取りする場合は「改正電子帳簿保存法」への対応も求められます。

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法によると、電子取引(例えば、「オンラインショップで事業で使う物品を購入する」「オンラインのサービスを利用する」等)を行う際に、証憑類をPDF形式のファイルでやり取りすると、以下に示す条件を満たすシステムで保存しなければなりません。

・検索機能が確保されている
・データの真実性を担保する措置(「タイムスタンプ機能」による改竄防止措置等)が講じられている

参考・出典：国税庁

ただし、省令・政令等が改正され、「2023年12月末」までの電子取引については、従来と同様に「請求書や領収書等をプリントアウトして保存しておくこと」が認められることになりました。

猶予期間が終了した2024年1月以降は、改正電子帳簿保存法への対応が必須になります。将来を見据えて、インボイス制度だけではなく、改正電子帳簿保存法にも対応したシステム・ツールの導入を検討してはいかがでしょうか。

4.インボイス制度に対応した電子取引プラットフォームを導入しよう

インボイス(適格請求書)に記載しなければならない事項は多岐に渡り、手作業で経理処理を行っているとヒューマンエラーの発生を防ぎきれません。そのため、2023年10月が迫る中、多くの企業がインボイス制度に対応した電子取引プラットフォームを導入しています。

2023年10月以降は、売り手側・買い手側を問わず、多くの事業者がインボイス制度への対応を迫られます。今のうちに「マニュアルを作成し、教育・研修を行う」「インボイス制度に対応したシステム・ツールを導入する」といった施策を講じましょう。

なお、消費税免税事業者は、取引先(買い手側)との交渉の結果、「これまで通りで良い」と伝えられた場合、無理に消費税課税事業者になってインボイス制度に対応する必要はありません。

ただし、買い手側の立場では「消費税の仕入額控除」を受けられるメリットが非常に大きいため、これまでと同じ条件での取引が困難になることも予想されます。今後の事業展開、取引先との関係などを総合的に考慮し、インボイス制度への対応を行うことをおすすめします。

改正電子帳簿法のように施行が延期される可能性もゼロではありませんが、あくまでも「2023年10月からスタートする」という前提で、国税庁のアナウンスを注視しつつ、対応に向けて準備を進めていきましょう。

本記事の内容が、インボイス制度への対応を迫られている経営者や経理担当者のお役に立つことができれば幸いです。