勤怠管理を効率化するには?ツール導入のメリットをご紹介



出勤や退勤、残業や早退などの勤怠管理は、従業員の評価や給与支払いにも影響する業務です。従業員の人数が多くなるほど、勤怠管理の負担も大きくなります。ミスなく勤怠管理を行うためには、ツールを用いて勤怠管理を効率化するのが最も確実な方法です。

当記事では、勤怠管理における課題やツールを導入するメリットについて詳しく解説いたします。従業員の勤怠管理に課題を感じており、効率化できる方法をお探しの方は、ぜひ最後まで目を通してみてください。

 

1.勤怠はどのように管理されている?

勤怠管理の方法は会社によって異なります。

専用の勤怠管理システムを導入しているケースもあれば、Excelや手書きで管理している企業もあるでしょう。上記を踏まえて、勤怠管理の一般的な方法についてご紹介いたします。

1.1 Excelで管理

Microsoft社の表計算ソフト「Excel」を活用して、勤怠管理を行う方法です。勤怠管理に特化したテンプレートなども販売されており、手軽に導入できるメリットがあります。

Excelは関数を用いて勤務時間や残業時間、休日数などを簡単に算出できるため、採用している企業は少なくありません。

記録・計算・集計・給与計算の全てをExcelで行うこともできます。しかし、基本は手作業で入力を行うため、自己申告の場合などは入力ミスや申告漏れにも繋がります。

1.2 Googleスプレッドシートで管理

Google社の「Googleスプレッドシート」を活用して勤怠管理を行う方法です。Googleスプレッドシートの機能は、Excelとほぼ同じ機能を持ち合わせています。

異なる点として、Googleスプレッドシートはクラウドで使用することが前提のサービスのため、PCにソフトをインストールする必要がありません。さらに同じシートを複数人で共有し、リアルタイムで変更を反映させられるのも特長のひとつです。

ネット環境が整っていれば、PC・スマホ・タブレットなど、端末を問わずアクセスできるので、外出先で直帰の場合なども手軽に勤怠を付けることができます。またGoogleアカウントさえ取得すれば、無料で利用できるのもGoogleスプレッドシートの大きな魅力です。

一方で、オフラインの環境ではアクセスできないデメリットを持っています。予めオフラインアクセスを許可しておけばオフラインでの編集も可能ですが、変更を他者に共有できなくなるため、勤怠管理ツールとして利用するのであれば課題が残るでしょう。

1.3 タイムカードで管理

一般的な勤怠管理ツールとして知られているのがタイムカードによる打刻管理です。出社・休憩・退勤などのタイミングでタイムカードを通すことで、それぞれの日時が打刻されます。打刻された日数・時間数を集計し、業務時間や勤務日数などを算出する方法です。

シンプルな方法で打刻時間=勤務時間のため、計算ミスは発生しにくいのがメリットとなります。一方、タイムカードに打刻するためには必ずオフィスに戻らなければなりません。そのためテレワークやリモートワークを導入する場合は、運用方法の見直しが求められるでしょう。同時に打刻忘れなども発生しやすい点が課題となります。

1.4 勤怠管理システムで管理

勤怠管理における業務を一括で解消できるのが、勤怠管理システムによる管理です。スマホやタブレット・ICカードなど、多種多様な端末から打刻でき、業種や勤務体制に合わせたカスタマイズも自由に行うことができます。

フルリモートやテレワークなど、勤務時間が把握しにくい勤務形態でも、自宅から各自で打刻ができるため、業種・業態を問わず活用可能です。

システムによっては勤怠管理だけでなく、勤務中の従業員一覧や打刻漏れ・ミスの発見機能なども実装されているため、勤怠管理の負担を大幅に軽減できます。

 

2.勤怠管理業務でよくある課題

勤怠管理の方法は違えど、業務で抱える課題は各社共通です。ここからは、勤怠管理業務でよくある課題についてご紹介いたします。勤怠管理の方法がアナログであればあるほど、下記のような課題は顕著になっていくでしょう。

2.1 記入漏れ・間違い・不正が発生しやすい

手書きによる記入や自己申告による勤怠管理の場合、記入漏れや間違い、意図的な不正が発生しやすくなります。タイムカードなど記録が残る方法であっても、打刻のタイミングは本人の意思で操作できてしまうためです。

また打刻忘れなどが発生すると、その修正に労力を割かなければなりません。加えて、自己申告の場合は、事実と異なる残業時間を申告するなどのリスクもあります。

これらのトラブルは発生から発覚までに時間を要するケースが多く、対処が後手になりやすい課題です。

2.2 雇用形態に合わせた管理が難しい

シンプルな雇用形態であれば、タイムカードや記入式による勤怠管理も可能です。

しかし、近年では「働き方改革」の影響もあり、時短勤務・裁量労働制・フレックス制・テレワークなど、各社で多様な雇用形態を採用しています。

これらの雇用形態に対して、従来の勤怠管理では対処しきれなくなるケースが多くなっています。労働法の順守はもちろん、労働時間の不正・ミスをなくすためには、時代に合わせた手法を取り入れていく必要があるでしょう。

2.3 残業時間の管理

組織の規模が大きくなるほど、従業員の残業時間の管理は難しくなります。知らず知らずのうちに残業の規定時間を超えているケースも少なくありません。

例えば、記入と目視による確認のみの場合、残業時間が多すぎる従業員の発見が遅れてしまうリスクも高くなります。残業代の算出、労働基準法の順守などさまざまな側面から問題が発生する可能性が高くなるため、早めに対策を講じておく必要があるでしょう。

2.4 管理者の作業負担が大きい

上記で解説した課題に加えて、管理者には全社員分の勤怠情報を社労士に提出するための集計や、上司への報告書の作成など、非常に大きな作業負担が発生します。なおかつ、勤怠情報の集計は月末月初に集中しやすく、作業時期の分散ができません。

これらの状況から、管理者の作業負担が大きく、普段の作業量的に増員による対処も難しいというケースが多くみられます。こうした勤怠管理の業務を効率化し、管理者の作業負担を軽減するために役立つのが、勤怠管理システムとなります。

3.勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入することで、管理者の負担を軽減させると共に、打刻忘れや記入ミスなどのヒューマンエラーを最小限に抑えられます。ここから勤怠管理システムを導入する主なメリットについて解説いたします。

3.1 打刻漏れやエラー勤務の通知が届く

勤怠管理を行うなかで頻繁に発生するのが、打刻漏れや勤務日の記録忘れなどのヒューマンエラーです。

勤怠管理システムを導入すれば、打刻漏れやエラー勤務の記録がある場合、その時点で通知してくれます。

リアルタイムで通知が届くため、ミスの発生から発覚までの時間が短くなり、修正や対応を迅速に行えるようになるのです。

月末月初の繁忙期にエラーや打刻漏れが発覚するトラブルを避けることができ、管理者の負担軽減にも効果的です。また勤怠管理システムであれば、打刻は全てデジタルで管理されるため、不正な勤怠申告によるリスクも圧倒的に低くなります。

3.2 部署ごとの雇用形態設定などが容易

勤怠管理システムを用いれば、部署ごとの雇用形態に合わせた勤怠管理が可能となります。

固定労働時間制はもちろん、フレックス制、裁量労働制といった雇用形態であっても、必ずしもオフィスにいなくとも、WEB打刻によりどこからでも出勤・退勤の申告をすることができます。 管理者は各従業員に確認を取る必要がなくなり、容易に勤怠管理が行えます。

さらに出退勤のためにオフィスに戻る必要がなくなれば、外出先から直帰も可能となるため、残業時間の短縮から従業員のモチベーションアップも期待できるでしょう。

3.3 データの抽出が容易

勤怠管理システムには、記録した勤怠情報をCSV形式で一括ダウンロードできる機能が搭載されています。社労士や上司への提出の際にも情報をまとめる負担がなく、容易に勤怠データを抽出して提出が可能です。

提出前にExcelなどに情報をまとめる作業から解放されるため、月末月初の作業負担も軽減されます。抽出したデータはそのまま保管しておくこともできるので、過去の勤怠データが必要になった場合もすぐに抽出することができ、非常に便利かつ安心です。

3.4 労働・残業時間の自動計算

あらかじめ必要な設定と打刻さえしておけば、累計の労働時間や残業時間は自動的に計算されます。管理者は月末に電卓を叩く必要もなく、数字を確認して集計するだけで算出が完了するのです。

また残業時間に関しても、一定時間を超過している場合はアラートが出るよう設定できるため、気付けば規定労働時間をオーバーしていたという事態も回避することができます。

以上が勤怠管理システムを導入することで得られる主なメリットです。管理者の負担軽減や業務効率の向上をお考えであれば、勤怠管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

4.勤怠管理システムを導入する際のポイント

勤怠管理システムを導入する際、問題となるのが企業ごとに異なる独自ルールをどこまで組み込めるかです。勤怠管理システムの導入をきっかけに、その独自ルールが本当に必要な慣習なのかを改めて検討することをお勧めしますが、システム導入で関係者が混乱しないよう滞りなく業務が行えるのかの機能検証が必要です。

特に、これまで利用しているシステムと勤怠管理シテムを連携したい場合には事前の検証が重要となります。

 

5.まとめ

勤怠管理は組織の規模が大きくなればなるほど、想像以上の負担を管理者に与えます。もし勤怠周りの集計作業に課題を感じているのであれば、業務をより円滑に進められるような勤怠管理システムを検討されてみてはいかがでしょうか。

勤怠管理システムを導入するメリットとしてはヒューマンエラーの防止だけではなく、業務の可視化が行える事によるメリットも多くあります。

株式会社INDUSTRIAL-Xでは、勤怠管理のみならず業務の可視化・管理を行うツールの導入やコンサルティングを数多く手掛けています。導入にあたっては、当社でサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。

 



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