【DX事例紹介】OCRツールで手書き文書も手軽に電子データ化!

現代ではペーパーレス化の動きから、書類を可能な限りデータとして保存するというケースは少なくありません。その背景として、紙のみによる保存は素材の劣化や紛失はもちろん、必要なときに探し出す時間がかかるなど、データと比較して負担が大きくなるためです。

OCRツールを活用すれば、過去の書類も含めてデータ化し保存することができます。書類のデータ化が成功すれば、紛失や劣化のリスクを軽減できるだけでなく、必要なときにどこでも閲覧でき、顧客先などに送付するのも簡単です。

また、最新のOCRツールは手書きの文書も高精度に読み取り、スムーズなデータ化が可能です。

本記事では、紙書類のみの保存によるリスクや、それらを解消するためのOCRツールの選び方について、詳しく解説いたします。

1.OCRツールとは?手書きも読み取れる?

OCRツールとはOptical Character Recognitionの略で、日本語では「光学文字認識」という意味をもちます。スキャナーによって読み取った画像からテキスト情報を抽出し、データに変換するソフトウェアの総称です。テキスト情報の抽出精度は製品によって異なりますが、最新のOCRツールでは手書きによる文書でも高い認識力で、誤字なく抽出できるようになっています。

 

契約書類や過去の報告書はもちろん、手書きによるメモや帳簿もスムーズにデータ化できるため、デスクワークの効率化と負担軽減が可能です。特に口座振替の申請書など、手書きの個人情報が記載された書類から入力を行っていた現場にとっては、大きな費用対効果が期待できるでしょう。

2.手書き文書がもつリスクと課題

データによる重要書類の保存には、抵抗を持つ人も少なくありません。

しかし、手書き文書のみによる書類の保存には、さまざまなリスクと課題が潜んでいます。

2.1 紛失・情報漏洩のリスク

まず書類を紙のみで保管していた場合、紛失や情報漏洩のリスクが高くなります。設立年数が長くなれば、書類の量は増え、担当者も代わり、過去の書類を探すのは困難になっていくでしょう。場合によっては、重要な書類を紛失して会社に大損害を与えるかもしれません。

 

また、重要書類をどこかに置き忘れるなどすれば、機密情報が外部に漏洩してしまう可能性もあります。万が一、オフィスが火災や地震などで崩れてしまったら、特定の書類を探し出すのは非常に難しいでしょう。

 

書類は紙だけでなく、データ化し専用フォルダに保存しておくことで、いざというときにも対処しやすくなります。

2.2 管理が煩雑化しやすい

膨大な書類の中から特定の書類を見つけるには多大な労力を必要とします。書類を探しやすいよう整理整頓しておく方法もありますが、その環境を構築するまでにも多くの手間がかかるでしょう。

 

同時に、書類が増えれば増えるほど、オフィスのスペースを占有していきます。営業活動が長くなるほど契約書や文書は増えていくため、収納場所も相応の広さが必要です。紙による保管は量が増えるほど管理が煩雑になりやすいため、注意しなければなりません。

2.3 電子データ化に膨大なコストがかかる

紙の書類はデータ化することで、紛失・情報漏洩のリスク軽減、保管スペースが不要になるなど多くのメリットが得られます。

 

一方で大量の紙の書類を全て電子データ化するには膨大なコストが必要です。紙をデータ化する方法は「自社で手作業による入力で行う」か「外部に委託する」かの2つが考えられます。自社で行うのであれば、手作業による膨大な時間と人件費がかかり、外部に委託すれば相応の委託費用が発生します。

 

高精度のOCRツールを活用すれば、外部に委託することなく、また自社内で手作業するよりも圧倒的な効率性で紙書類をデータ化することが可能なのです。ここで重要となるのが、OCRツールの機能性です。

3.OCRツールの失敗しない選び方とは?

OCRツールといっても各社から多種多様なツールが販売されています。自社の目的に合ったOCRツールを選ばなければ、十分な費用対効果が得られない可能性があるため注意が必要です。

 

ここからは、OCRツールを選ぶ際にチェックしておくべきポイントについてご紹介いたします。現在OCRツールの導入を検討されているのであれば、ぜひ下記の項目をチェックしてみてください。

3.1 手書き文字の認識率

OCRツールには、それぞれ認識率があります。Wordなど文書作成ソフトで作成された文書であれば、どの製品でもほとんど問題はないでしょう。しかし、手書き文字に関しては製品の機能性に大きく影響されるため、不用意に選んではいけません。

 

製品の説明に手書き文字の認識率が記載されているはずなので、手書き文字の書類をデータ化するつもりであれば、必ずチェックしておくようにしましょう。せっかくOCRツールを導入しても、読み取り後に全く別の言葉として認識されていては意味がありません。

 

公式サイトなどに手書き文字の認識率が記載されていない場合は、直接問い合わせて確認しておくことをおすすめします。また各社のOCRツールには、無料体験版が用意されているケースが多いため、まずはお試しで使ってみてはいかがでしょうか。

3.2 対応する文字の種類

OCRツールによって、対応する文字の種類も異なります。文書は一見同じに見えても、印字・手書きをはじめ、斜体や明朝体、縦書き・横書きなどフォントもさまざまです。

 

ひらがな・カタカナ・漢字だけでなく、半角・大文字の英数字・記号・環境依存文字など、どれだけの文字に対応しているか、導入前にチェックしておいたほうがいいでしょう。特に潰れ文字やかすれ文字、殴り書きの手書きメモなどでも読み込みできるかどうかは、紙のデータ化を行ううえで重要なポイントです。

3.3 対応する言語の種類

翻訳など外国語の書類をデータ化したい場合は、OCRツールが対応する言語の種類にも注目しておかなければなりません。

基本的に一つのOCRツールで全ての文字に対応することはできないため、目的に応じたツール選びが重要となります。

 

また、外国語対応のOCRツールでも日本語はともかく、外国語の抽出・変換精度はよくないというケースも少なくありません。OCRツールを外国語の読み込みのみに使いたいという場合は、海外メーカーのOCRツールを利用しましょう。

 

海外メーカーのOCRツールは日本語の変換精度が多少低くても、外国語の変換精度は非常に高い製品が多いです。日本語の書類を変換することがないのであれば、海外メーカーの製品を検討されるといいでしょう。

3.4 対応する形式の種類

読み込ませる書類によって形式もさまざまです。

 

具体的には

・シンプルな横書きで記入するシンプルライン

・品番など1文字ごとに区切られるボックスライン

・着払い・元払いなどでチェックを付けるチェックボックス

・住所などボックス内で複数行記入するマルチライン

などがあります。

 

OCRツールによっては、特定の形式は読み込み精度が粗いといったケースもあるため、対応している形式も漏らさずチェックしておくようにしましょう。帳票や口座番号など、数字が多い書類を読み込ませる予定の方は、対応形式で効率性が大きく左右されます。

3.5 プライバシーの管理体制

OCRツールで読み取るデータは、いずれも個人情報や機密情報などの高いものが中心となります。クラウド型の場合、ネットを介して通信を行うため、セキュリティ面の不安もあるでしょう。そのため読み込んだ後、データを自動的に削除してくれるか否かなど、プライバシーの管理体制がどうなっているかもチェックしておくべきポイントです。

4.OCRツールを導入して安全で楽な書類の管理を!

膨大な紙書類を圧倒的な効率でデータ化できるOCRツール。紙をデータ化する負担から解放されるだけでなく、共有の際に郵送のやりとりを行う必要もありません。書類の入力作業などに課題を感じているのであれば、最先端のOCRツールを検討されてみてはいかがでしょうか。

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