現場帳票をデジタル化する前の課題

総合設備会社A社では、以下の課題を抱えていました。

-  帳票の削減 : 現場で扱う帳票が多く、管理が煩雑。
-  業務進捗の管理 : 上長が現場に行かないと承認できない。
-  紙の保管コストの削減 : 大量の紙帳票の保管に高いコストがかかる。
-  印刷コストの削減 : 1案件あたり約6,000枚の図面などを紙で作成。

これらの課題により、業務効率が低下し、コストが増大していました。

実施したこと

1. 目的整理と業務フローの整理

-  目的の明確化 : ペーパーレス化の目的と最終的なゴールを明確に設定。
-  業務フローの把握 : 現在の業務フローを整理し、課題を洗い出し。

2. 帳票の洗い出しと削減

-  帳票の分類と評価 : 業務に関わる帳票を全て洗い出し、必要な帳票のみを残す。
-  統廃合 : 類似帳票を統合し、不要な帳票を削減。

3. 理想的な業務フローの作成

-  フローの再設計 : デジタル化に適した形にするため、業務フローを再設計。

4. システム構成の検討

-  ツール選定 : CRMとしてKintoneとDropboxを主に利用するシステム構成を検討。
-  ベンダー折衝 : Kintone構築が可能なベンダーを選定し、パートナー契約を締結。

5. システム開発および社内浸透方法の検討

-  開発スケジュールの調整 : ベンダーとの契約後、開発スケジュールを再調整。
-  評価基準の設定 : プロジェクト目的に基づき、評価項目を設定し、経営層に報告。

得られた効果

-  業務効率化 : デジタル化により、帳票管理が簡単になり、業務効率が向上。
-  コスト削減 : 紙の印刷や保管コストが大幅削減。
-  業務進捗の可視化 : システム上で進捗管理が可能になり、承認プロセスが迅速化。
-  従業員の負担軽減 : 現場に行く手間が省け、従業員の負担が減少。

この事例を通じて、総合設備会社A社は現場帳票のデジタル化による効率化とコスト削減を実現しました。プロジェクトは半年から1年程度で完了し、目的とゴールを明確に設定したことでスムーズに進行しました。

デジタル化により、A社は業務の流れを大幅に改善し、現場の生産性を向上させることができました。