Google Workspaceで勤怠や経費精算を完結できる?



自社でメールサーバーやスケジュール管理などのグループウェアを独自運用するのではなく、Googleが提供するGoogle Workspace (旧「G suite」)を採用することで安価に簡単にビジネスで利用する一通りのコミュニケーション基盤を構築するケースが増えてきました。

Google Workspace(では、メールやクラウドストレージ、ビデオ会議、文書処理、表計算など、ビジネスに役立つ機能が提供されています。ただし、勤怠管理や稟議・申請処理、経費精算、連絡先管理、ダッシュボードといった機能は含まれていません。

ビジネスを円滑に展開するためには、一般的なグループウェアに含まれている勤怠管理や経費精算、ワークフローのような機能も必要です。

Google Workspaceに含まれていない機能を使いたい場合は、クラウド拡張ツール「rakumo」を連係させてみてはいかがでしょうか。rakumoを連係させれば、さまざまな拡張機能を利用できます。

本記事では、Google Workspaceの機能を知りたい方に向けて、何ができて何ができないのかを解説し、拡張ツールのrakumoについてもご紹介します。

 

1.Google Workspace (Gsuite)とは

Google Workspaceとは、Googleが提供しているビジネス用ソフトウェアスイートです。以前は「G suite」という名称でしたが、2020年10月に「Google Workspace」にリブランディングされました。

クラウドサーバー上で作業・保管する形式であり、利用料金はサブスクリプション方式(ユーザー毎の月額課金)で支払うことになります。各プランの料金は、以下の通りです。

・Business Starter:月680円

・Business Standard:月1,360円

・Business Plus:月2,040円

・Enterprise:問い合わせが必要

利用料金が高いプランのほうが、ビデオ会議への同時参加可能人数が多かったり、クラウドストレージの容量が大きかったり、サポート内容が手厚かったりします。全プラン共通の機能を示すと、以下のようになります。

・Gmail:メール

・Googleドライブ:クラウドストレージ

・Google Meet:ビデオ会議

・Google カレンダー:スケジュール管理

・Google Chat:チャット

・Google Currents:社内向けSNS

・Jamboard:デジタルホワイトボード

・Googleドキュメント:文書作成

・Googleスプレッドシート:表計算

・Googleスライド:プレゼンテーション

・Google Keep:メモ機能

・Google Sites:ウェブサイト作成

・Googleフォーム:アンケートフォーム作成

これらのサービス・ツール群はシームレスにデータ連携できるように統合されており、例えばGoogleフォームで収集した回答結果をGoogleスプレッドシート上で簡単に分析できます。

なお、Gmailなどは無償で利用することも可能なので、「毎月料金を払って利用する必要があるのか」と感じる方もいらっしゃるでしょう。

しかし、有償利用の場合、メールアドレスのドメイン名に企業名を使えるようになるなど、無償利用にないメリットを享受できます。ビジネスを営んでいて、「より便利に使いたい」「もっと生産性を向上させたい」とお考えの方は、Google Workspaceを導入してみてはいかがでしょうか。

2.Google Workspace(Gsuite)の主な機能

Google Workspaceの主な機能である「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleスプレッドシート」の3つについて説明していきます。

2.1Gmail

Google WorkspaceにおけるGmailでは、会社のドメインを使ったビジネス用メールアドレスを全従業員が使用できます。

また、シームレスに他の機能と連係できます。チャット機能(Google Chat)やビデオ通話機能(Google Meet)を利用したり、ファイルやタスクを共有してプロジェクトを他のメンバーと一緒に進めたりすることが可能です。

 

なお、Googleの機械学習モデルによって、迷惑メールやフィッシングメールの99.9%以上がブロックされるので安心・安全です。

2.2Googleカレンダー

Googleカレンダーは、チームによる利用に適した統合型オンラインカレンダーです。メンバーのスケジュールを一元管理し、簡単に調整できます。

GmailやGoogleドライブ、Google Meetなどと連係して短時間でスケジュールを組めるようになり、本来の業務に時間を回せます。

 

なお、チーム内部だけではなく、外部(顧客・取引先など)とスケジュールを共有することも可能です。また、公開機能を使えば、Web上でスケジュールを広く公開できます。

2.3Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、クラウド型の表計算ツールです。マイクロソフト社の表計算ソフト「Excel」とは異なり、パソコン上にインストールを行いません。Webブラウザなどでアクセスするだけで、オンライン上で表やグラフなどを作成できます。

 

なお、文字・文章をセル内に書き込んでプレゼンテーションに使うといった、表計算以外の目的に利用することも可能です。

3.Google Workspace (Gsuite)は色々なことができるけど…

Google Workspaceを導入すれば、ビジネスに役立つさまざまな機能を利用できます。しかし、クラウド型のサービスなので、基本的にインターネットに接続していない状態では使えません。

また、「勤怠管理」「稟議・申請処理」「経費精算」「連絡先管理」「ダッシュボード作成」といった日本企業においてはお馴染みの業務であるこれらの機能が提供されていない点にも注意しましょう。

3.1勤怠管理ができない

勤怠管理とは、会社が社員の就業状況を適切に把握することを意味します。タイムカードなどを使って出勤・退勤時刻を記録したり、時間外労働や有給休暇取得状況などを把握したりして、適正な賃金の支払いを実現する仕組みです。

 

表計算ツール(Googleスプレッドシート)を用いる場合、労働に関する法令を踏まえた処理を手作業で実行する必要があります。手間や時間がかかるため、容易なことではありません。ミスの原因にもなりかねないので、勤怠管理専用のツールを利用するほうがよいでしょう。

3.2稟議・申請処理ができない

稟議とは、「クライアントと契約を締結する」「会社の経費を使って物品を購入する」など、自分だけで決定できない事項について上層部から承認を得る手続きです。

 

組織(企業や官公庁など)の中で仕事をしていると、しばしば稟議の申請・承認をしなければならない事態に直面します。しかし、Google Workspaceの標準的な機能では、これらの処理をスムーズに行えません。

3.3経費精算ができない

Google Workspaceの標準機能では、交通費や立替経費の精算に手間がかかります。Googleスプレッドシートを使って経費精算をすることは、「入力された金額が正しいか」「不正がないか」といった点について経理担当者が手作業でチェックする必要があり、簡単には実行できるものではありません。

 

ヒューマンエラーの防止、時間や労力の削減という観点から考えると、表計算ツールではなく、経費精算に特化したツールを利用すべきです。

3.4連絡先管理ができない

仕事をしていると、「見たことがない番号から電話がかかってきて、出てみると会社の取引先からだった」という経験をしたことがあるのではないでしょうか。会社内であっても、別の支店などからかかってきた場合は、電話番号だけでは誰なのか判断できないかもしれません。

なお、プライベートなら知らない番号から着信があっても無視できますが、仕事用の携帯電話に着信がある場合は無視するわけにいかないでしょう。

 

会社全体で連絡先を管理し、アドレス帳を共有しておけば、電話やメールが着信した場合に相手の氏名や部署などが表示されるため、「電話番号やメールアドレスで検索する」といった手間を省くことが可能になります。

Google Workspaceの標準機能ではサポートされていないため、拡張機能を導入することをおすすめします。

3.5ダッシュボード作成ができない

社内の情報伝達・コミュニケーションを活性化したいのであれば、情報ダッシュボードアプリの導入をおすすめします。情報ダッシュボードアプリとは、テキストを書き込める掲示板(BBS)機能や画像添付機能、ファイル添付機能などを備えた情報発信・共有ツールです。

 

Google WorkspaceにはGoogle Chatが標準機能の一つに含まれていますが、チャットによるコミュニケーションなので、情報が次々に流れていってしまい、必要な情報にアクセスするのにとても時間がかかるという問題があります。また、Google Currentsを利用することも一つの選択肢ですが、説明が英語で書かれているという事情もあり、日本語話者にとっては使用しにくいかもしれません。

 

拡張ツールの中には、使いやすい情報ダッシュボード機能を提供しているものもあります。社内コミュニケーション促進のためには使いやすさが重要なので、拡張機能の導入をおすすめします。

4.クラウド拡張ツール「rakumo」

Google Workspaceに含まれていない機能を使いたい場合は、「rakumo」を導入して機能を拡張してみてはいかがでしょうか。rakumoとは、rakumo株式会社が開発・運用しているクラウド型拡張ツールであり、「Google Workspace」向けと、顧客管理システムの「Salesforce」向けの2種類が提供されています。

 

Google Workspaceにrakumoを連係させれば、標準的に提供されていない機能(「勤怠管理」「稟議・申請処理」「経費精算」「連絡先管理」「ダッシュボード作成」)もカバーできます。

4.1rakumo for Google Workspace シリーズ

「rakumo for Google Workspace」とは、Google Workspaceのユーザー管理、認証、セキュリティ機能を共通利用しつつ、Google Workspaceの標準機能の一部(カレンダー、アドレス帳)を拡張し、標準的にサポートされていない業務領域(勤怠管理、電子稟議、経費精算など)を補うためのクラウド型拡張ツール群です。

 

rakumo for Google Workspaceシリーズは、以下に示す6種類のツールから構成されています。

 

ツール名

説明

月額利用料金(税抜)

rakumoキンタイ

勤務状況を労働基準法に準拠する形で収集・集計するツール。ICカードやスマートフォン、Webで出退勤の打刻が可能。リモートワークをしている社員でも使えます。

300円

rakumoワークフロー

稟議の申請・承認処理を電子的に実行。印鑑が不要になり、企業の生産性が向上します。

300円

rakumoケイヒ

日々のスケジュールから交通費などの経費を自動的に精算するクラウド型ソリューション。経理担当者の手間を大幅に削減可能です。

300円

rakumoカレンダー

Googleカレンダーをカスタマイズし、予定の重複をアラートで知らせるなど、組織・チームで使いやすくしていることが特長。

100円

rakumoボード

社内の情報伝達やコミュニケーションを活性化する情報ダッシュボード機能。社内掲示板として利用できます。

150円

rakumoコンタクト

社外・社内の連絡先を一元管理できます。組織図を一覧し、ツリー構造から連絡先をスピーディーに探すことも可能。

50円

 

これらをGoogle Workspaceに組み込んで機能を拡張すれば、企業の生産性向上に役立ちます。リーズナブルな利用料金なので、Google Workspace単体で利用するのではなく、rakumoを連係してみてはいかがでしょうか。

5. まとめ

Google Workspaceを導入すれば、ビジネスに役立つさまざまなツールを安価にスピーディに導入することができ、それによって組織全体の生産性を向上させることが可能になります。ただし、勤怠管理、稟議・申請処理、経費精算など、日本企業に必要な業務システムであるもののGoogle Workspaceの標準機能に含まれていないものもあるので、rakumoのような拡張ツールを連係させるほうがよいでしょう。

 

株式会社INDUSTRIAL-Xでは、自社でフル活用しているGoogle Workspaceを始め、その導入・設定・運用を支援したり、効率的に実現するツールを多く提供しています。現場での課題を多く抱えている際は、ぜひお気軽にご相談ください。


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