適切なタスク(Todo)管理がプロジェクトを成功へ導く



新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、テレワークを導入する企業が増加しています。テレワークは、感染防止対策はもちろん、社員のワークライフバランスの実現、育児や介護で出社が難しい社員の退職防止策としてもメリットを持ちます。しかし、課題点も少なくありません。そのなかでも大きいのがタスク管理の難しさです。

離れた場所で働いていると、それぞれがどこまで進んでいるのかがわかりづらく、業務が滞るもしくは複数人で同じ業務をしてしまうといったケースもあります。

 

そこで今回は、テレワーク導入やプロジェクトを成功に導くうえで欠かせないタスク管理の重要性や課題、ツールを活用するメリットについてお伝えします。

 

タスク管理とは

そもそもタスクとは、「仕事」という意味を持つ言葉ですが、現在のビジネスシーンでは、業務を小さく分類したなかの1つを示すものとして使われています。

 

例えば、「会議を行うための資料を作成する」「販売計画を立てるために商品ごとの売上データを集計する」など、何か業務を行う際に必要となる小さな作業を指すものです。

 

タスク管理は、このタスクを複数人、もしくは個人で日々設定し、どこまで進んだのか進捗状況を管理します。チーム単位で業務を進めることが基本となる企業では、タスクをチームで共有し、進捗状況を管理することで業務をスムーズに進めていけるようになるのです。

タスク管理の重要性

自分がどこまで作業を進められたかを確認するうえでタスク管理は欠かせません。どこまで作業が進んでいるかを確認できれば、自分の立ち位置がわかり、締め切りまでどれくらいのペースで作業を進めればよいかがわかります。しかし、タスク管理ができていないと、自分の立ち位置がわからず残りの作業をどれくらいのペースでやればよいかがわかりません。最悪の場合には締め切りに間に合わないということもあります。

 

自分一人でさえタスク管理ができていないと業務がスムーズに進まないとなれば、チーム単位で業務を進める企業であればなおさらです。それぞれが今、何をやっているのかを把握していないと、業務がスムーズに進まなくなってしまうでしょう。

 

また、タスク管理を行えば誰が何を担当しているかが把握できるようになり、業務の全体像が見えやすくなります。そのため、次に何をすれば業務がよりスムーズに進むかを明確にするうえでもタスク管理は重要だといえるでしょう。

 

タスク(Todo)管理における課題

企業で業務を行っていくうえでタスク管理がいかに重要かを説明してきました。しかし、タスク管理はただタスクをチームで共有すればよいわけではありません。ここでは、タスク管理を行う際によく起こりがちな課題についてお伝えします。

抜け漏れが起きる

タスク管理が上手くいかない理由の一つにタスクの抜け漏れがあります。そもそもタスク管理は作業の抜け漏れをなくすために行うものですが、思いつくままにタスクを書き出していくだけではどうしても書き忘れが起きてしまうでしょう。それに気づかないで書き出したタスクを実行していくと主に2つのリスクが発生します。

業務が途中で滞ってしまう

本来、やるべきはずのタスクが抜け落ちてしまっているため、そこから先の作業ができなくなってしまいます。もちろん、すぐに気がついてやり直せば問題ない場合もあるでしょう。しかし、抜け落ちたタスクの内容によっては、最初に戻ってやり直さなければならないケースもありえます。そうなれば業務に大きな遅れが出てしまうでしょう。

ミスが生まれやすくなってしまう

例えば、「入力したデータの確認」「請求書金額の二重チェック」など、タスクが抜け落ちてしまうと、ケアレスミスが生まれるリスクが大幅に増加します。また「共有事項の確認」「業務の引き継ぎ」といったチーム内で行う作業のタスクが抜け落ちてしまっても、ミスが生まれるリスクが増大するでしょう。

担当者や期限がわからない

タスク管理における課題、2つ目は担当者や期限が明確になっていないため、誰が何をいつまでにやればよいかがわからない点です。

 

そもそも、タスク管理は単純にやるべき作業を一覧にするだけのものではありません。業務を完遂させるためにやらなくてはならないタスクを誰がいつまでにやるかを管理するために作成します。

 

つまり、タスクを書き出すだけ書き出し、それをチームで共有したとしてもそれでタスク管理ができるわけではありません。タスク管理を行っているつもりでまったく機能していない多くの原因として、このタスク一覧とタスク管理を理解していないケースは少なくないでしょう。

進捗状況が一目で分からない

「タスクをすべて書き出した」

「誰が何をいつまでにやるかの割り振りも行った」

しかし、これでタスク管理が万全かといえばそうではありません。タスク管理にはもう一つ重要な役割があります。それは「進捗状況の管理」です。

 

担当者が作業をどこまで進めているかがわからないと、チームとして業務を進めていくことが困難になってしまいます。また、進捗状況を記載していたとしても、一目で確認できなければ意味がありません。タスク管理がかえって業務のスムーズな進行の妨げになってしまい、業務効率化の目的を十分に果たせなくなってしまうでしょう。

 

3. タスク(Todo)管理ツールのメリット

前項でタスク管理における3つの課題を見てきました。それぞれの課題解決は、タスク管理の目的を果たすうえで欠かせないものであり、どれが欠けても業務は滞ってしまいます。では、どうすれば3つの課題を解消できるのでしょう。

 

実はタスク管理における3つの課題には、ある共通点があります。それは「社員がタスク管理を行う目的を理解していない」「タスク管理のフォーマットやルールが統一されていない」の2点です。

 

なぜタスク管理を行うのか、スムーズにタスク管理を行うにはどういった方法が適しているのかを解決しなければ、タスク管理の効果を最大限に発揮させられません。

 

また、一般的にタスク管理を行う際に活用するツールといえば、Excelやスプレッドシートのような表計算ツールをイメージされるのではないでしょうか?しかし、表計算ツールでは、更新が煩雑だったり、タスクの入替や優先順位を変えようとした場合に上述したタスク管理における課題をスムーズに解決できない場合が多々あります。タスク変更後にメンバーに通知が行かないので自発的に表計算ツールを見に行くなどの必要があります。

 

そこでおすすめしたいのがタスク管理ツールです。ここでは、表計算ツールとタスク管理ツールを比較しつつ、タスク管理ツール導入によるメリットを見ていきましょう。

全体の状況を可視化できる

Excelやスプレッドシートなどの表計算ツールを使ってタスク管理をすることももちろん可能です。しかし、これらのツールは基本的には表計算を行うためのものであり、タスク管理を想定してつくられてはいません。そのため、細かい部分の設定や記入方法の周知ができていないと非常に使いづらいものになってしまうでしょう。

 

これに対し、タスク管理ツールは当然ながらタスク管理に特化したツールです。そのため、業務全体の状況を一目で確認できるよう、ビジュアル面でもさまざまな工夫を凝らしています。

 

ツールの種類にもよりますが、使い方もそれほど難しいものはなく、ITリテラシーの低い社員であってもすぐに慣れて使いこなせるようになるでしょう。誰が使っても使いやすく、業務の流れが可視化されているのがタスク管理ツールの大きなメリットです。

進捗共有がスムーズ

表計算ツールを使ってタスク管理をする場合、作業が終わったら各自でタスクを消し込んだり、セルの色を変えたりなどの手間がかかります。また、しっかりとしたルール策定をしないと、人によって作業終了のやり方が異なってしまい、進捗状況の把握ができなくなってしまうケースも出てしまうでしょう。

 

しかし、タスク管理ツールを使えばそうした心配もありません。作業終了時の方法はもちろん、優先度の高い作業、明日やるべき作業など簡単な操作で設定可能です。そのため、人によって表記が異なることもなく、進捗状況をスムーズに把握できるでしょう。

情報を集約できる

表計算ツールで行えるタスク管理は、基本的にスケジュール管理のみです。

そのため、例えば「ワープロツールで作成した文書」「チーム内で行ったミーティングの議事録」「メンバー間で行ったチャットでの会話」「取引先とやり取りしたメール」など、スケジュール以外のさまざまな情報は、すべて別のツールで確認しなければなりません。これでは、スムーズな業務遂行の妨げになるうえ、情報共有の面においても多くの問題が発生してしまうでしょう。

 

タスク管理ツールであれば、そうした課題も簡単に解決します。ツールの種類にもよりますが「チャットツール」「メール」「カレンダー」「Web会議ツール」「オンラインストレージ」などさまざまな外部ツールと連携し、情報を集約することが可能です。そのため、タスク管理ツールさえ確認すれば、わざわざほかのツールを確認しなくても業務を進めていけます。

 

4. タスク(Todo)管理ツール選定時の注意点

さまざまなメリットを持つタスク管理ツールですが、種類も多く、選択する際にはいくつかのポイントがあります。ここでは、そのなかでも特に重要な3つのポイントを紹介します。

自社にとって使いやすいか

ひと口にタスク管理といっても、業務内容によりさまざまなタスクがあり、その内容に応じて管理方法も同じではありません。そのため、タスク内容や業務の進め方により、効果を発揮するタスク管理ツールも異なります。

 

例えば、頻繁に同じ工程の業務が発生する場合は、よく使うタスクを自動化させられる機能があると作業が効率化するうえ、ミスも減らせます。また、同時に複数のプロジェクトを進めていくことが多い場合は、複数のタスクを一覧で確認できる機能が欠かせません。

 

まずは自社での業務内容、進め方を確認し、それにもっとも適した機能を装備しているタスク管理ツールを選択するようにしましょう。

他ツールとの連携機能があるか

チームでタスク管理を行う場合、もっとも重要なポイントは情報共有の徹底です。タスクは社内や取引先の状況によっては頻繁に変化することも珍しくありません。そのため「製品の仕様書」「取引先とのメール内容」「社内ミーティングの議事録」などをチームの誰もが確認できる環境にしておく必要があります。

 

そこで、重要となるのが他ツールとの連携機能がどれだけ揃っているかです。特にメンバー間で行うミーティングの議事録やタスク完遂が困難な場合に連絡を取り合うチャットツールの連携は欠かせません。

 

また、忘れてはならないのが自社で活用しているツールとの連携機能があるかどうかです。どんなに連携しているツールが多くても、自社で活用しているツールとの連携がなければ意味がありませんので必ず確認するようにしましょう。

サポート体制の充実さ

タスク管理ツール選択のポイント、3つめはサポート体制の充実さです。ここまで説明してきたようにタスク管理ツールはさまざまな種類があり、多くのベンダーから提供されています。また、海外製のものも多く選択肢が多いのもタスク管理ツールのメリットといえるでしょう。

 

しかし、多くの種類があるからこそ、ベンダー同士の競争も激しく、それぞれがさまざまな機能を装備したツールを提供しています。そのため、場合によっては初めてタスク管理ツールを使うには扱い方が難しいケースも少なくありません。

 

そこで、重要となるのはサポート体制が充実しているかどうかです。「扱い方がわからない」「動かなくなってしまった」など、使っていて何か問題が起きた際、迅速かつ丁寧な対応が受けられないと業務が滞ってしまいます。「問い合わせはフォームかメールのみ」「電話は午前中だけ」といったサポートでは何か起きた際、業務に遅れが出るため避けたほうがよいでしょう。

 

5. まとめ

業務をスピーディーかつ効率的に進めていくためには、全体のスケジュール設定も重要ですが、それ以上にタスク管理を適切に行うことが求められます。特にチームで業務を行う企業においては、それぞれの進捗状況を確認し合い、遅れが出ればすぐに協力し合う体制づくりが欠かせません。

 

しかし、Excelやスプレッドシートのような表計算ツールでは効率的な管理が難しいため、自社にとって適切なタスク管理ツールの選択が、業務効率化、生産性向上に大きく寄与することになるでしょう。

asana

タスク管理ツールにはさまざまな種類がありますが、そのなかでもおすすめなのが「asana」です。世界190か国以上で活用されているタスク管理ツールで、シンプルでありながらも多様な機能を持ち、プロジェクト規模の大小にかかわらず活用が可能です。

 

また、多くのツールと連携が可能なため、多くの情報をasanaのみで閲覧でき、業務の無駄をなくします。

 

株式会社INDUSTRIAL-Xでは、自社でフル活用してテレワーク実施の際にも従業員が密に連携しながらタスク遂行して高い効果を出しているasanaを始め、特に現場業務の効率化、可視化、生産性向上を実現するツールの導入支援を多数手掛けています。現場でのタスク管理や業務効率化に課題を多く抱えている際は、ぜひお気軽にご相談ください。


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