データファイルやコンテンツの管理・共有を効率化するためには?



新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、リモートワークの導入が進みましたが、「あのデータは、誰が持っているんだろう」「オフィスにいればすぐに声をかけることができるのに……」など、情報共有について悩みが多くなってきてはいませんか。

リモートワークでは、チームのメンバーはそれぞれ違った場所で働くことになりますので、無理もありません。

情報共有のお悩みは、必要なデータファイルやコンテンツを、それぞれの場所で働く社員との間で障害なく共有できる「オンラインストレージ」があると、解決するでしょう。

この記事では、必要な条件を洗い出し、それを実行するうえでの課題や懸念事項を挙げながら、オンラインストレージの導入を成功させるためのポイントを解説します。

1.オンライン管理が主流になっている

これまで多くの企業では、自社の内部で構築されたネットワークを通じ、社内で設置されたサーバーやNAS(Network Access Storage)で、データファイルやコンテンツを管理してきました。また拠点や取引先との間では、主にメールに添付して送信することで、データを共有しているのが一般的でした。

 

しかし近年では、働き方の変化や、クラウド関連技術の発達によって「オンラインストレージ」というサービスを利用して、インターネット上にデータを保存・利用する管理方法が主流となっています。

 

オンラインストレージとは、業務に必要なデータファイルやコンテンツを保存・共有する機能について、インターネット上で提供されるサービスです。クラウドストレージサービスとも呼ばれます。

導入に新たなデバイスの用意や社内環境の構築は不要で、インターネットに接続する環境さえあれば、すぐに使い始めることができます。

オンラインストレージには有料、無料のものがあり、多くのサービスが存在します。

個人向けには主に写真の保管や共有機能が提供されていますが、法人向けはセキュリティ面が強化されているサービスが多いのが特徴です。

1.1 ローカル保存や紙媒体のリスク

オフィスに出社して業務を進めているときは、担当者のパソコンに保存されているデータでも、気軽に共有が可能でした。

しかし、リモートワークでは、データファイルやコンテンツを各自でローカル保存してしまうと、外部からのアクセスは非常に困難なため担当者しか閲覧できず、業務をチームで進めることができません。

顧客データであれば、社内で業務を行うときより遥かに、共有時における個人情報の漏洩リスクが高まります。

 

一方、紙媒体で保管されている場合では、資料を取り扱う際、出社する必要が出てきます。また、鍵を管理する社員が出社しておらず、情報を閲覧できないといった事態にもなるでしょう。

機密資料であればログをとる必要も出てきますが、管理者も不在となればそれも困難です。さらに、紙媒体からバックアップをとろうとしても、非常に労力がかかってしまいます。

2.社内の情報管理、共有における課題

リモートワークにおいて重要な要素は、社内の情報管理体制とデータの共有方法です。

その障壁となる課題や懸念事項について、洗い出してみましょう。

2.1 情報整理ができていない

部門や拠点が複数ある企業では、それぞれに設置されたサーバーでデータファイルやコンテンツを保管するケースが多いでしょう。この場合、部門間のデータ連係が軽視されがちです。

ファイルを重複して保存していたり、管理体制やフォルダ化される要素がバラバラだったり、他の部門に問い合わせが必要だったりということが起きていれば、必要な情報の整理ができていないといえます。

また、サーバーが大量のデータで埋もれていると、必要なデータを探し出すのに時間がかかってしまいます。情報が整理されていない企業は、無駄な会議や報告会を多く開催することになりますが、リモートワークではそれも容易ではありません。

2.2 情報共有に時間がかかる

リモートワークでは、ファイルの共有方法として、メールやチャットでのデータ送付が挙げられます。しかし、ファイルサイズの上限など制約もあり、ひと手間かけて圧縮や分割をしなければならないなど、スムーズなデータ共有は困難でしょう。

また、メールでファイルを送信した後、他者がそのファイルを更新した場合は、適切な場所にきちんと保存しないと、各自で保持しているどのファイルが最新版なのかわからなくなってしまいます。最新版の管理は手動で行う作業となり、意外と時間もかかります。

2.3 属人化されやすい

適切な情報共有がされていない場合、特定の社員が担当している業務について、その社員しかわからない状態になる「属人化」も問題になります。これまでも、担当者が休日の際に、他の社員では対処できないという事態が起きていませんでしたか?

また、属人化された業務はブラックボックス化しますので、その業務について効率的に処理できる方法が、1人の社員に専有されます。それによって、他の社員は従来の非効率的な処理を続けることにもなりかねません。

リモートワークでは、何も対策を打たないと、さらに属人化に拍車がかかります。

誰でも業務に取り組めるように平準化するなど、人に依存しない仕組みをつくることがリモートワークではより一層、重要となります。

3.オンラインストレージの利用メリット

前項で、リモートワークを成功させるために、クリアすべき課題や懸念事項が見えてきました。

これらの課題を解決できる環境として、オンラインストレージが挙げられます。

では、オンラインストレージを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

3.1 データの紛失・破損が少ない

オンラインストレージは、インターネット上でデータを保存しますので、各デバイスに保存していたファイルが1箇所にまとめられ、一元管理が可能となります。

また、オンラインストレージは、いくつかのクラウドサーバーに物理的に分散してデータを保存していますので、サーバーの不具合が発生しても、別のサーバーが機能を補完するなど、データ紛失の障害リスクを低減できます。

また以前は、USBメモリなど、小型で大容量のデバイスを紛失してしまったり、盗難されてしまったりした際に、データの漏洩や流出といった事件として報道されることがありました。オンラインストレージでは、データはインターネット上にありますので、物理的な流出は起こり得ず、会社の社会的な信用を落とすことはありません。

もちろん、データを個別に保存しませんので、デバイスが故障してしまったときでも、大切なデータを失わずに済みます。

さらに、バージョン管理機能が備わったサービスであれば、誰かが誤って更新してしまったデータを、元の状態へ戻すことも可能です。

3.2 瞬時に共有可能

オンラインストレージは、インターネットに接続できる環境さえあれば、いつでもどこでもデータの保存や編集、閲覧が可能です。

リモートワークでそれぞれ異なる場所で作業していても、データをオンライン上に保存することで、瞬時にデータを共有できます。

従来のように、データを外付けHDDやUSBメモリなどの外部記憶媒体や、メール、チャットでやりとりする必要がなくなり、情報共有にかかる時間が大幅に短縮されます。

また、オンラインストレージを導入すれば、共同作業であっても常に最新版が保存される環境を整えることができ、異なるバージョンのファイルが混在する事態も解消できます。

 

セキュリティ面から見ても、オンラインストレージではデータを一元管理しますので、誤送信は発生しません。アクセス権限が強化されているサービスでは、誤って共有してしまったデータでも、素早く閲覧不可の処置が可能であり、瞬時に共有可能というメリットが仇となることもありません。

3.3 複数デバイスからアクセス可能

オンラインストレージには、基本的にウェブブラウザで情報にアクセスします。

サービスによっては、スマートフォン向けのアプリが提供されているものもあります。

従って「インターネットに接続できるデバイス」であれば、OSや機器の制限はなく、複数のデバイスからアクセスできます。

 

また、デバイスが故障してしまったときでも、そのデバイスを取り替える、または別のデバイスを用意するだけで、再び作業に戻ることが可能です。

デバイスの新機種への移行時も、データの移行は不要ですぐに使用が可能となり、旧機種のデータ消去や粉砕処理などの手間も省略できます。

3.4 メールフォルダの負荷低減

メール送信の際にオンラインストレージに保存したリンクだけを送ることで、メールに添付ファイルを直接添付してメールサーバーの容量が少ないユーザーや自社や顧客メールサーバーに負荷をかけずに添付ファイルを送ることができます。

 

このことによってメールフォルダの容量を圧迫することなく、またネットワークにも負荷を掛けることなく添付ファイルを送ることが出来ます。大きなファイルを添付する際にはますます既存のファイル共有サービスと同様でセキュリティが担保された環境で送ることが出来るため、使い勝手が良いことも特徴です。

 

4.オンラインストレージ選定時の注意点

オンラインストレージを導入すると、さまざまなメリットがあることがわかりました。

しかし、オンラインストレージは多数のサービスが存在します。

自社に合ったサービスを選定する際に、どのような点に注意すればいいのでしょうか。

ここでは、3つの視点から検討してみましょう。

4.1 セキュリティ対策

オンラインストレージ選定で、まず大事なポイントは「セキュリティ対策」です。

場所やデバイスを選ばないアクセス性を持つオンラインストレージでは、今まで以上のセキュリティ対策が必要でしょう。

自社のセキュリティポリシーと照らし合わせ、ユーザー認証やアクセス権限の設定、アクセスログの記録とその可視化など、コンテンツの保護について問題のないサービスを選定しましょう。

また、災害発生時にもアクセス可能とするために地理的にクラウドサーバーが分散され、冗長性が担保されている保管環境であることに加え、高度な暗号化技術によるファイル保存機能を持ったサービスが望ましいでしょう。

さらに、デバイスを盗難された場合は、そのデバイスからのアクセスを即座に遮断できるなど、セキュリティ管理機能が豊富に用意されているサービスを選びましょう。

4.2 データ保存量

次に、データの保存容量について注目しましょう。

オンラインストレージには、使用できるデータ保存容量によってプランが設定されており、多くなるほどコストも高くなります。

容量は多いに越したことはありませんが、使用しなければ無駄な投資になります。

一方で、コストを抑制しようと、社内のデータ保存需要より少ないプランに加入してしまうと、データ管理の手間が増えてしまい、オンラインストレージとしての利便性が損なわれてしまいます。

まずは、自社のデータ容量に見合ったプランに加入し、将来の使用量拡大に備え、段階的にプランを乗り換えることができるサービスを選択するとよいでしょう。

4.3 他アプリとの連携

オンラインストレージでは、他のアプリとのシームレスな連携も重要です。

オンラインストレージ内のデータを、普段からよく使用するアプリ上で直に操作できるサービスであれば、利用者は新たな操作を学習せずともすぐに利用が可能です。

また、常に「アクセス権限を持つ人が業務上必要なコンテンツにアクセスできる状態」を保つことができます。

これによって、導入時に発生しがちな人的コストを抑えるとともに、IT担当者もユーザーのもとへトラブル対応のために奔走せずに済み、その負担は大幅に軽減されるでしょう。

特に、ビジネスシーンでよく利用される、Word、Excel、PowerPointなどのOffice製品、SlackやSalesforceなどとの連携が可能なサービスであることが理想でしょう。

5. まとめ

リモートワークで課題となる「データの共有」を解決する、オンラインストレージについて解説しました。いかがでしたでしょうか。

最後に、弊社がおすすめする、オンラインストレージサービス「BOX」をご紹介します。

BOX

BOXは、アメリカで売上高の上位500社にランクインしている企業のうち、7割近くが使用しているというオンラインストレージサービスです。日本国内では8,000社を超える企業が採用しており、世界的にもトップシェアを誇ります。

法人向けのクラウドサービスからスタートしているとあって、国際的なコンプライアンス、セキュリティ規格をパスしており、国家の機密情報を管理するほどのセキュリティの高さが特徴です。

 

BOXの画面は、直感的に操作できるユーザーに優しいインターフェースとなっており、事前の学習は不要。ファイルのアップロードも、ボタンのクリックのみで行うことができます。

また、Word、Excel、PDF、写真など、120種類を超える拡張子に対応し、ダウンロードせずにBOXないでオンラインプレビューが可能です。これは、ファイルの内容をいち早く確認したいときなど、パソコンを起動せずともスマホで閲覧でき、スピーディーな情報共有やレビュー、承認が実現する機能です。閲覧に限っては、デバイスの制限もなくなり、新たな機器を導入せずに済みます。

保存したデータは、ファイル単位でパスワード、ダウンロード期限など細かくセキュリティを設定できるため、社外の取引先とデータ共有する際も、フォルダを分けることなく、見られたくないファイルへのアクセスを制限するなど、柔軟なアクセス権限の運用が可能です。

ファイルの検索機能も充実しており、キーワードを検索窓に入力すると、アクセス権限を持つフォルダやファイルから、文書の中身まで検索して結果を返しますので、スピーディーに必要なデータが見つかります。

さらに、数千ものアプリケーションとシームレスに連携し、普段使い慣れているアプリから直接ファイルにアクセスして作業できますので、今までの業務形態を維持したまま、スムーズに導入が可能でしょう。

 

株式会社INDUSTRIAL-Xでは、自社でもBOXをストレージとクラウドファイルビューワとしてフル活用しており、高効率なテレワークと強力な複数メンバー・複数企業間でのコラボレーション環境を実現しています。このようにオンラインでファイルやコンテンツの管理を行うコラボレーション環境構築を多数手掛けております。一定期間の無料トライアルも用意されていますので、まずはお気軽にご相談ください。


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